Các kỹ năng cần có của lễ tân khách sạn chuyên nghiệp

Nhu cầu tuyển dụng lễ tân giỏi ngày càng nhiều, chiếm một phần vị trí quan trọng đối với các nhà hàng, khách sạn. Để  nhân viên lễ tân hoàn thành xuất sắc mọi công việc được giao, làm hài lòng khách đến, vừa lòng khách đi thì cần phải đảm bảo trang bị các kỹ năng cần phải có. Vậy các kỹ năng cần có của một lễ tân khách sạn chuyên nghiệp là gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn với công việc của lễ tân cần phải làm, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!

Lễ tân là gì?

Nhân viên lễ tân là những người sẽ đón tiếp khách hàng khi họ đến công ty đầu tiên. Là người có nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng check in, check out và thực hiện những công việc liên quan đến hành chính văn thư và nhân sự. Là một trong những vị trí quan trọng thuộc bộ phận hành chính.

Nhân viên lễ tân sẽ phải thể hiện những tiêu chí quan trọng cần phải có để đánh giá chất lượng dịch vụ và hình ảnh của công ty. Vậy nên, tại các công ty vị trí của bàn lễ tân luôn ở chính giữa, ngay cửa vào.

Mô tả các công việc của một nhân viên lễ tân

Hiện nay trên các thị trường việc làm Cần Thơ, Hải Phòng hay Hà Nội,… có rất nhiều vị trí lễ tân tuỳ vào đặc thù ngành nghề. Tại mĩ công ty sẽ có những yêu cầu khác nhau. Tuy nhiên các công việc của một nhân viên lễ tân thường thấy như sau:

Tiếp đón khách hàng

Đầu tiên, công việc của một nhân viên lễ tân là bạn sẽ tiếp đón và hỗ trợ cho khách hàng làm các thủ tục như việc check in – check out. Chỉ dẫn , hướng dẫn cho khách hàng nơi họ cần đến (văn phòng, số phòng, vị trí thang máy, …)

Tiếp nhận và sẽ xử lý các cuộc gọi đến, gọi đi

Là một nhân viên lễ tân bạn cần phải tiếp nhận và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng, đối tác trực tiếp hoặc thông qua các công cụ như email, skype, zalo, v.vv..

Lưu trữ thông tin khách hàng, đối tác

Bạn sẽ phải lưu trữ thông tin dữ liệu của khách hàng, quản lý hiệu quả các thông tin của khách hàng, giúp bạn hiểu rõ hơn về thông tin về khách hàng của bạn, bao gồm thông tin tương tác, thông tin cá nhân và hành vi phản hồi của khách hàng.

Đảm bảo quy trình check in – check out

Đảm bảo được thông tin của khách hàng trong quá trình thực hiện đăng ký check in hay khi check out tại công ty, đặc biệt khi check out cho khách hàng bạn cần phải thực hiện chính xá để không bị ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của doanh nghiệp.

Hỗ trợ xử lý với các bộ phận khác

Nhân viên lễ tân sẽ luôn tiếp nhận những yêu cầu thắc mắc, đòi hỏi hay những lời phàn nàn từ khách hàng, lúc đó bạn sẽ liên hệ đến các bộ phận liên quan để xử lý các trường hợp vượt tầm khả năng của nhân viên lễ tân.

Học gì để ra làm lễ tân?

Để trở thành một lễ tân giỏi bạn sẽ phải trau dồi những kiến thức và kỹ năng chuyên môn của bản thân. Tuy nhiên, đặc thù của vị trí này sẽ yêu cầu về ngoại hình và khả năng giao tiếp, bạn nên luyện tập khả năng giao tiếp của mình nhiều hơn, các ngành như quản trị nhân lực, du lịch – khách sạn, quản trị nhà hàng… sẽ giúp bạn trang bị thêm nhiều kiến thức. Bạn cũng có thể học các khóa học nghiệp vụ lễ tân chuyên nghiệp, khoảng thời gian học sẽ ngắn hơn.

Các kỹ năng cần có của lễ tân khách sạn chuyên nghiệp

Chăm chút ngoại hình

Ngoại hình của bạn là điều kiện và là yếu tố không thể thiếu khi ứng tuyển. Tuy nhiên, những yêu cầu trên nói chung thì sẽ là những yêu cầu về tác phong chuyên nghiệp, trang phục gọn gàng, cử chỉ, thái độ thân thiện với khách hàng.

Là người tiếp xúc trực tiếp đầu tiên với khách hàng nên bạn hãy cố gắng tạo một ấn tượng thật tốt với họ. Nụ cười chính là một vũ khí tốt nhất. Hãy cố gắng rèn luyện nụ cười của mình một cách phù hợp chuyên nghiệp nhất, vì nụ cười sẽ mang lại hình ảnh đẹp cho công ty và hơn hết sẽ tạo thiện cảm tốt nhất đến với khách hàng.

Phải nắm rõ kiến thức nghiệp vụ về lễ tân

Hãy đảm bảo rằng bạn đã hiểu rõ về công việc của mình, nên làm những gì và không nên làm gì. Bởi nếu bạn mắc lỗi trong quá trình làm việc, không có kiến thức cũng như không giải đáp được các vấn đề, thắc mắc của khách hàng thì khách hàng sẽ không được hài lòng và ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.

Cần có kỹ năng giao tiếp tốt

Nhân viên lễ tân mỗi ngày sẽ phải phải tiếp xúc và giao tiếp với rất nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Đây cũng là yêu cầu không thể thiếu, bạn cần phải rèn luyện và thực hành kỹ năng giao tiếp của mình nhiều hơn để hiệu quả công việc sẽ được đat mức tốt nhất, giúp tạo thiện cảm với các khách hàng mang lại hình ảnh đep cho công ty.

Cần giao tiếp tiếng Anh một cách thông thạo

Hiện nay các công ty hay doanh nghiệp đều yêu cầu giao tiếp ngoại ngữ đối với một nhân viên lễ tân, để đáp ứng được nhu cầu của tất cả khách hàng trong lẫn ngài nước. Ngoài kỹ năng giao tiếp thì khả năng ngoại ngữ cũng là một điểm cộng rất lớn cho bạn phải có ở nhiều đơn vị hiện nay nhằm đảm bảo chất lượng, hiệu quả công việc.

Kỹ năng xử lý tình huống

Khả năng xử lý tình húng cũng như giải quyết cong việc một cách chuyện nghiệp cũng là yêu cầu không thể thiếu đối với một lễ tân. Không phải khách hàng nào cũng vui vẻ, dễ chịu nên khi gặp những tình huống dù tốt hay xấu, to lớn hay nhỏ, bạn cũng cần phải duy trì được sự bình tĩnh, tác phong nhẹ nhàng, khéo léo của mình, biết lắng nghe, thấu hiểu và ghi nhận các góp ý từ khách hàng.

Kỹ năng tin học văn phòng

Việc thống kê số lượng khách hàng, chi phí hay số phòng hiện có,…là các kỹ năng bạn cần phải nắm rõ các kiến thức về nó để phòng khi sử dụng các phần quản lý công việc một cách hiệu quả. Giải quyết nhanh chóng các nhu cầu từ khách hàng, tránh trường hợp làm gián đoạn công việc hay hành trình trải nghiệm của khách hàng vì những lỗ hỏng trong công việc.

Thái độ làm việc tích cực

Với vị trí lễ tân bạn bắt buộc cần phải có một thái độ làm việc tích cực, luôn đặt thái độ làm việc lên hàng đầu. Là một lễ tân thì không nên quá nhút nhát hay rụt rè, cần phải nhanh trí tấn công vào nhu cầu mong muốn của khách hàng nhanh chóng nhất để họ không phải thắc mắc bất cứ vấn đề gì về dịch vụ của công ty.

Điều mà khách hàng cần ở một lễ tân là cần phản ứng nhanh nhạy và khả năng giải quyết các tình huống phát sinh một cách thật tốt. Luôn giữ tâm thế bình tĩnh ngay cả khi khách hàng nổi nóng, bởi chỉ một câu nói nóng giận của lễ tân qua điện thoại cũng đủ để khách hàng có thể từ chối hợp tác. Đây cũng là một lý do để lễ tân phải có tính cách lịch sự, niềm nở, ân cần và biết cách gây thiện cảm với người đối diện.

Chúng tôi hi vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nghề lễ tân, biết được các kỹ năng cần có của lễ tân khách sạn chuyên nghiệp. Khi bạn đã có đam mê kèm theo sự nỗ lực hết mình của bản thân thì việc tìm việc làm lễ tân tại Cần Thơ hay ở một số nơi sẽ không còn khó với bạn.